News / mercoledì 4 November 2020

Archiviazione e conservazione documentale

Archiviazione e conservazione documentale

Cosa è la conservazione documentale

Aziende e Pubbliche Amministrazioni sono tenute a conservare tutti i documenti prodotti in quanto si tratta di una testimonianza fondamentale che deve durare nel tempo. Oggi, anche un documento informatico può avere una validità legale, ma è importante fare una distinzione tra conservazione digitale e conservazione sostitutiva.

Un documento informatico può nascere già in formato digitale, oppure può essere originariamente cartaceo ed essere convertito in formato digitale (è il caso della conservazione sostituiva). Diversamente si parla di conservazione digitale quando si includono tutti i processi di archiviazione e conservazione di documenti informatici, sia che si tratti di documenti digitali che documenti dematerializzati.

Considerato che oggi sempre più documenti vengono generati direttamente in formato digitale e che la legge ne garantisce la validità legale pari a quella di un documento cartaceo, è più corretto parlare di conservazione digitale, anziché di conservazione documentale sostitutiva.


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Ribo ti accompagna in questo processo di digitalizzazione avvalendosi di una piattaforma web di Business Intelligence che comporta una serie di funzionalità e numerosi vantaggi. Scopriamole insieme!

 

Cosa puoi fare con la gestione di Pec e Mail:

Ribo consente alle aziende una efficace gestione della corrispondenza in ingresso e in uscita supportando l’intero ciclo di lavorazione e garantendo alle organizzazioni continuità operativa, copertura normativa e supporto alle attività di audit.

Il workflow proposto da Ribo orchestra i processi di approvazione della corrispondenza in uscita, permettendo di estendere l’utilizzo della PEC all’interno dell’organizzazione.

 Le funzionalità dell’archiviazione e della conservazione documentale:

L’intelligenza artificiale di Ribo è in grado di automatizzare la classificazione e l’assegnazione delle comunicazioni. I motori di analisi semantica ed entity extraction consentono di:

  • classificare automaticamente la corrispondenza fino al 90%,
  • assegnare automaticamente la corrispondenza all’interno dell’organizzazione.

Conservazione digitale:

La piattaforma web di Ribo consente alle aziende di snellire i processi di archiviazione e gestione dei documenti, conservandoli in base alle regole dettate dalla normativa di legge. Inoltre la piattaforma è perfettamente integrata ad Arca Evolution.

La piattaforma web di Ribo porta benefici in termini di:

  • velocità operativa,
  • fruibilità dei dati
  • autenticità e sicurezza dei documenti