Aziende e Pubbliche Amministrazioni sono tenute a conservare tutti i documenti prodotti in quanto si tratta di una testimonianza fondamentale che deve durare nel tempo. Oggi, anche un documento informatico può avere una validità legale, ma è importante fare una distinzione tra conservazione digitale e conservazione sostitutiva.
Un documento informatico può nascere già in formato digitale, oppure può essere originariamente cartaceo ed essere convertito in formato digitale (è il caso della conservazione sostituiva). Diversamente si parla di conservazione digitale quando si includono tutti i processi di archiviazione e conservazione di documenti informatici, sia che si tratti di documenti digitali che documenti dematerializzati.
Considerato che oggi sempre più documenti vengono generati direttamente in formato digitale e che la legge ne garantisce la validità legale pari a quella di un documento cartaceo, è più corretto parlare di conservazione digitale, anziché di conservazione documentale sostitutiva.
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