La possibilità di associare documenti scannerizzati o files in qualsiasi formato a: documenti, movimenti contabili, clienti, articoli, lotti, commesse, distinte basi, fasi di produzione.
Con Arca Evolution è possibile associare al gestionale documenti cartacei - acquisiti a mezzo scanner o fax - e file.
L’archiviazione digitale è prevista sia su server che su client, per condividere i documenti con tutta l’azienda o riservarne la consultazione a uno o più operatori. Tutto ciò permette la totale congruenza delle informazioni in archivio e accessi veloci ai documenti.
I principali vantaggi dell'archiviazione documentale ottica sono:
La possibilità di associare documenti scannerizzati o files in qualsiasi formato a: documenti, movimenti contabili, clienti, articoli, lotti, commesse, distinte basi, fasi di produzione.
Gli utenti del gestionale possono rintracciare i documenti in modo comodo e veloce e aprire ogni elemento associato senza dover cercare sugli archivi cartacei tramite una comoda funzione di ricerca. Durante il processo di acquisizione dati il sistema provvede a creare in automatico le chiavi di ricerca necessarie al successivo ritrovamento del documento stesso.
La funzione di acquisizione da scanner è abilitata nei punti più strategici del gestionale: nella registrazione dei movimenti contabili, nella creazione di documenti (es, ordine cliente, ordine fornitore, ecc), nelle anagrafiche cliente e fornitore. Quindi la possibilità di vedere immediatamente dalla scheda anagrafica di un cliente tutti i documenti ad esso associati consente un significativo risparmio di tempo e migliora la qualità del lavoro.