BUSINESS SOLUTIONS

CONSERVAZIONE DOCUMENTALE SOSTITUTIVA

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Conserva i tuoi documenti con Arkon

ARKon è la soluzione di Arca Evolution studiata per conservare i documenti della tua azienda ed eliminare definitivamente la carta, snellendo così i processi di archiviazione e di gestione dei documenti. Si tratta di un sistema in grado di agevolare i processi quotidiani, con soluzioni intuitive e funzionali.

ARKon si integra con Arca Evolution e con altri tipi di gestionale, permettendo il trasferimento di documenti direttamente nella piattaforma per l’archiviazione e la conservazione dei documenti per 10 anni.

ARKon: le funzionalità principali della conservazione documentale sostitutiva

ARKon interagisce facilmente con le soluzioni presenti in azienda, rendendo l’operazione di indicizzazione e archiviazione molto più semplice e veloce di quella cartacea.

I documenti sono fascicolati e possono essere ricercati in tempo reale tramite un’interfaccia web denominata “MegaSearch”. È possibile recuperare i documenti tramite:

  • un’interfaccia unica contenente tutte le informazioni necessarie,
  • una ricerca per campi indice,
  • una visualizzazione a griglia con la possibilità di esportare i dati in Excel,
  • un’esportazione di più documenti contemporaneamente tramite file .zip,
  • una ricerca sui fascicoli/cartelle,
  • una ricerca Full-Text direttamente sul contenuto di qualsiasi file. La ricerca avviene per tutte le parole contenute in ogni documento archiviato.
Non sarà più necessario firmare ogni documento che si vuole conservare a norma di legge grazie alla firma automatica massiva. Utilizzando delle credenziali specifiche, sarà possibile automatizzare questo passaggio e tutto diventerà più semplice.
Attraverso una dashboard è possibile verificare immediatamente i consumi e impostare alert automatici in modo che ARKon avvisi le attività in scadenza e dell’andamento dei consumi. Inoltre elabora report specifici che consentono di verificare le attività di conservazione per ciascun cliente.

Il sistema di conservazione prevede regole precise, procedure e tecnologie avanzate e garantisce l’autenticità, l’integrità, l’affidabilità, la leggibilità e la reperibilità dei documenti.

E’ un servizio di archiviazione digitale certificato e accreditato che consente di conservare a norma di legge (DPCM 3-12-2013 – GU 59 del 12-3-2014), di ricercare e visualizzare legalmente tutta la documentazione, delegando le responsabilità direttamente all’ente certificatore.

Secondo l’art.2220 cod.civ. e art. 22 del DPR 600/73 è possibile archiviare e conservare tutti i messaggi e relativi allegati della propria casella email PEC, in quanto tutta la posta PEC rappresenta una corrispondenza con rilevanza giuridica, per questo devono essere conservati per almeno 10 anni.

La gestione delle firme può essere definita da un workflow sequenziale in grado di guidare il flusso di operazioni fino al loro completamento. Questo grazie a un sistema di firma documenti definito in modo automatico e integrato con il sistema di archiviazione documentale.

Ad esempio, per raccogliere la firma dei vari soggetti sullo stesso documento, il processo definito dal workflow si interfaccerà con il libro firma per la raccolta delle firme previste o necessarie.

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