Caratteristiche di Arca Evolution

Caratteristiche di Arca Evolution

Guida ad Arca Evolution

Gestione significa governo di tutte le procedure aziendali, che devono essere  integrate, complete, corrette e tempestive, al fine di supportare le decisioni aziendali strategiche ed operative

Una lista delle principali peculiarità e funzionalità che caratterizzano il software gestionale Arca Evolution.

Indice

Controllo di gestione

Controllo di gestione significa governo di tutte le procedure aziendali, che devono essere integrate, complete, corrette e tempestive, al fine di supportare le decisioni aziendali strategiche ed operative. La totalita' dei processi aziendali deve poter essere sottoposta ad un controllo del tipo definizione degli obiettivi, verifica dei risultati, impostazione delle azioni correttive e dei piani di miglioramento. 
I concetti chiave di tale strumento sono:

  • Budgeting
  • Costing (riferito alle informazione di carattere industriale)
  • Reporting

Area Amministrativa

Nell'Area amministrativa vengono comprese tutte quelle funzionalità di programma che consentono all'azienda di adempiere agli obblighi fiscali e contabili previsti dalla legge e dai regolamenti europei, quali:

  • contabilità ordinaria
  • contabilità IVA
  • contabilità clienti
  • contabilità fornitori
  • contabilità dei soggetti professionisti ed agenti
  • gestione intracomunitaria
  • ammortamenti
  • bilanci riclassificati ed indicatori di performance
  • contabilità analitica
  • flusso di tesoreria.

Area Commerciale

L'area commerciale di Arca Evolution ha lo scopo di gestire tutte le attività aziendali che hanno come controparte il cliente acquisito o potenziale.

  • Gestione dei contatti, visite, appuntamenti attraverso strumenti con caratteristiche di flessibilità e facilità di impiego (Microsoft Outlook®);
  • Gestione delle offerte guidate, al fine di rendere più semplice e proceduralizzata tale attività;
  • Acquisizione degli ordini dei vari agenti via internet;
  • Utilizzo di strumenti di configurazione dei prodotti finiti, da considerare nei preventivi, offerte, ordini.
  • Possibilità di configurare varie tipologie di documenti (Offerte, preventivi, ordini, conferme d'ordine, DDT, fattura)
  • Controllo del fido ed eventuale blocco automatico dei documenti e/o del cliente.

Area Acquisti

La gestione degli acquisti consente di operare con efficacia, tempestività e flessibilità sui documenti che governano gli approvvigionamenti sia di materiale che di servizi. Il programma è in grado di consentire la supervisione di tutti i processi che fanno parte dell'area acquisti, creando di fatto i presupposti per un'attività costante di programmazione dei fabbisogni e di controllo dei consuntivi. 
Scopi fondamentali di tale area sono i seguenti:

  • analisi in tempo reale della disponibilità e giacenza dei prodotti e del portafoglio ordini in essere
  • tracciabilità dei lotti di acquisto
  • pianificazione degli approvvigionamenti di materiali e servizi
  • possibilità di acquisire dei listini fornitori direttamente da file
  • gestione di più tipologie configurabili di documento
  • definizione dei blocchi gestionali.

Logistica e Magazzini

Nella gestione della Logistica e Magazzini di Arca Evolution, sono presenti tutte quelle funzionalità relative alla movimentazione dei magazzini dell'azienda che possono essere gestiti in numero illimitato (centrali, periferici, c/lavoro, esterni, c/deposito, c/visione, reparti).

  • gestione magazzini con ubicazione
  • carichi a quantità e valore dei padri/componenti
  • scarichi a quantità e valore dei padri/componenti
  • rettifiche inventariali
  • trasferimenti anche relativi a magazzini interni dei padri/componenti

A tutte le tipologie di movimento sopra riportate possono seguire, nell'operatività quotidiana, un insieme di movimenti automatizzati, scaturiti da documenti aziendali ben precisi. E' prevista la gestione del magazzino con lettori di codici a barre, con automatizzata la procedura di creazione automatica dei codici EAN dell'articolo selezionato. E' possibile inoltre movimentare l'articolo con codici alternativi diversi, riferiti a specifici clienti/fornitori, o con codici alias di più facile memorizzazione.

I magazzini ricoprono un ruolo fondamentale nel flusso operativo aziendale la loro centralità è dovuta al fatto che gli stessi devono essere aggiornati (movimenti, rettifiche, impegni, ordini) ad ogni documento aziendale registrato. In base alla modalità con cui tale documento è stato configurato, si possono sviluppare le analisi gestionali di pianificazione e statistiche.

Produzione

Il processo produttivo ed il prodotto da realizzare rappresentano entità strettamente correlate: l'obiettivo è quello di realizzare, nei tempi e modi determinati dai fabbisogni indipendenti, quanto richiesto dai clienti.

Nella maggior parte dei casi il flusso di produzione che l'azienda deve gestire è molto complesso. Sono infatti coinvolte in tale processo molte attività che tengono in considerazione diversi aspetti tecnici, quali ingegneria del prodotto, tecnologia, modalità di programmazione della produzione della logistica, coinvolgendo materiali, manodopera, macchine, tempi e costi.

Le attività del processo produttivo che possono essere affrontate con il modulo di Produzione sono:

  • Le distinte basi e le schede ciclo impostate con il modello tecnico predispongono un range di possibilità che verranno selezionate durante il dialogo di configurazione dei documenti commerciali
  • Generazione dei Master Production Scheduling (MPS) ed elaborazione degli stessi attraverso il Material Requirement Planning (MRP) che determina i fabbisogni e propone gli ordini ad ogni livello di distinta
  • Analisi dei tempi di lavorazione necessari (CRP Capacity Resourse Planning) e rilevazione automatizzata dei consuntivi.

Piattaforma Gestionale

Con Arca Evolution si mettono le basi di un solido e completo progetto gestionale che garantisce la scalabilità necessaria per la crescita dell'azienda.

Le strutture tecnologiche permettono infatti di ampliare ed implementare a qualsiasi livello nuove procedure gestionali, rispettando i criteri di progettazione e sicurezza offerti dalla soluzione standard.

Un progetto facilmente adattabile

Una delle tipiche problematiche affidate ad un responsabile dei sistemi informativi di un'azienda, riguarda la possibilità di ampliare, modificare, integrare nuove applicazioni con le procedure gestionali. In tal senso, l'esperienza più che decennale di Artel nel produrre applicazioni parametriche e ingegnerizzate per eventuali ampliamenti, rappresenta una solida e comprovata competenza in materia. Arca Evolution, può essere infatti adottato anche da strutture di sviluppo software indipendenti (ISV), per produrre vere e proprie personalizzazioni o verticalizzazioni, salvaguardando la solidità e la sicurezza delle componenti standard prodotte da Artel.

Il riutilizzo di regole applicative residenti sul server

L'architettura nativa Client/Server del progetto, permette di riutilizzare con totale sicurezza le regole applicative gestionali presenti nel database server.

Questa caratteristica offre innumerevoli vantaggi: ad esempio, nello sviluppo di verticalizzazioni si possono richiamare le regole gestionali presenti nel server gestendo i soli parametri richiesti per attivarle. Questo consente di ridurre drasticamente i tempi di sviluppo e di aumentare il livello di sicurezza della logica applicativa, non essendo necessario replicare le regole sui diversi client. Risulta quindi semplice realizzare diverse interfacce client per i più diffusi ambienti (Windows, Web, Java ecc).

Caratteristiche

Arca Evolution per Microsoft SQL Server è stato progettato e sviluppato in funzione delle caratteristiche del database Microsoft, acquisendo dunque la definizione di Server Based nativo.

La logica applicativa viene interamente centralizzata sul server, al fine di garantire

  • elevata sicurezza ed integrità logico-applicativa (oltre che relazionale) delle informazioni gestite,
  • assoluta indipendenza dai client.

Si parla dunque di applicazioni che operano in forma nativa sul database server, noto come una tecnologia estremamente affidabile e a lungo ciclo di vita. La notevole mole di informazioni che il database deve gestire richiede potenza e velocità di elaborazione, elementi importanti per consentire di analizzare i dati, al fine di ottenere un supporto concreto alle decisioni strategiche del top management.

Arca Evolution sfrutta appieno le funzionalità di data warehousing messe a disposizione da Microsoft:

  • servizi di trasformazione dati (DTS) da più fonti eterogenee sia in modo interattivo che automatico
  • servizi OLAP che consentono analisi rapide ed efficienti sulle informazioni diversamente aggregabili del data warehousing
  • servizi Pivot Table complementari rispetto ai servizi OLAP che garantiscono funzionalita' di caching dei dati, query in memoria ed analisi dei cubi
  • elevata integrazione con Office, possibilita' di formulare statistiche con applicazioni desktop più familiari.

Processi Aziendali

Grazie alla sua integrabilità ed alle più avanzate logiche funzionali orientate al supporto decisionale, Arca Evolution è in grado di gestire in modo esaustivo le seguenti aree aziendali: amministrazione, controllo di gestione, approvvigionamenti, commerciale e gestione agenti, magazzino, pianificazione e rilevazione dei consuntivi di produzione.

Tutte le funzioni aziendali vanno ricondotte ad un unico quadro gestionale integrato, inteso come strumento orientato al supply chain management, al customer relationship management e nello stesso tempo alla business intelligence.

Archiviazione Documentale Integrata

Con Arca Evolution è possibile associare un documento cartaceo, acquisito a mezzo scanner o fax, direttamente alle funzioni gestionali. Da diversi anni si parla di archiviazione elettronica dei documenti e sono molte le aziende che hanno introdotto tecnologie hardware e software per convertire l'archivio cartaceo in immagini digitali facili da ricercare e da distribuire.

I vantaggi offerti dal sistema di archiviazione documentale sono molteplici: risparmio di tempo nella ricerca di un documento (in pochi secondi è possibile recuperare documenti tra svariate migliaia di immagini inserite); semplicità di distribuzione dei documenti ad altri utenti; sicurezza e congruenza delle informazioni presenti in archivio. Con un archivio digitale le informazioni sono gestite in modo veloce, sicuro e organizzato. La peculiarità introdotta nel modulo di archiviazione documentale presente in Arca Evolution evidenzia ancora una volta la completa integrazione alle funzioni gestionali.

Con Arca Evolution, mediante l'uso di periferiche scanner, l'operatore infatti acquisisce i documenti direttamente dal gestionale. Per esempio al movimento contabile di registrazione di una fattura d'acquisto si possono associare i documenti relativi come la fattura cartacea del fornitore, i solleciti ricevuti, ecc.. Durante il processo di acquisizione dati, il sistema provvede a creare in automatico le chiavi di ricerca necessarie al successivo ritrovamento del documento stesso, una volta archiviato. La funzione di acquisizione da scanner è abilitata nei punti più strategici del gestionale: nella registrazione dei movimenti contabili, nella creazione di documenti (es, ordine cliente, ordine fornitore, ecc), nelle anagrafiche cliente e fornitore.

La procedura è abilitata automaticamente con un messaggio di richiesta del tipo "Vuoi attivare l'archiviazione documentale?". Confermando la richiesta si apre una finestra, nella quale, con un clic del mouse, si abilita la lettura dallo scanner con relativa archiviazione automatica del documento. In pochi secondi il sistema acquisisce il documento e associa le informazioni gestionali relative, per unire in forma logica il documento ad un movimento contabile. Il modulo di archiviazione documentale risulta molto utile per tutti gli utenti che utilizzano Arca Evolution. La possibilità di vedere immediatamente dalla scheda anagrafica di un cliente tutti i documenti ad esso associati consente un significativo risparmio di tempo e migliora la qualità del lavoro.

Arca Evolution e i Servizi Web

Internet ha condizionato radicalmente il settore dell'Information Technology. Oggi qualsiasi produttore di software progetta soluzioni in grado di sfruttare le potenzialità offerte dalla rete telematica Internet. I vantaggi che Internet offre alle aziende sono innumerevoli e in continua evoluzione.

Artel ha colto da subito le possibilità offerte dalla tecnologia Internet e in questa direzione ha sviluppato il modulo di gestione ordini da Web integrato con Arca Evolution. Il modulo è adatto a tutte le realtà commerciali che necessitano di ricevere quotidianamente gli ordini dalla rete di vendita costituita da agenti o direttamente dai propri clienti. Con questa funzione l'azienda può espandersi e operare con reti commerciali presenti in diverse aree geografiche (province, regioni, nazioni) senza temere l'impatto sui costi di comunicazione. La semplicità d'uso del software rende l'applicazione alquanto intuitiva e adatta per qualsiasi tipo di utente. Per sfruttare la procedura all'agente/cliente si richiede un normale collegamento Internet.

Selezionando poi l'indirizzo dell'applicazione l'utente deve identificarsi con login e password. Anche in questo caso è necessario proteggere le informazioni permettendo l'accesso esclusivamente agli utenti registrati e in possesso dei diritti di consultazione. La procedura prevede diversi livelli di protezione per esempio un agente può consultare le anagrafiche limitatamente ai propri clienti, mentre il responsabile commerciale potrà verificare la situazione vendite per tutti gli agenti.

La struttura del modulo si compone di due parti l'applicazione Web, ospitata presso i server di Artel, e il modulo di Arca Professional installato in azienda. I due componenti interagiscono automaticamente per pubblicare su Internet i dati aggiornati e prelevare gli ordini acquisiti dagli agenti. L'agente/cliente può ricercare gli articoli per codice, per descrizione, per famiglia, per marca ecc.. Il caricamento dell'ordine avviene con poche selezioni; al termine è proposto un riepilogo di quanto inserito. A questo punto si può ancora intervenire per eventuali modifiche variare le quantità, rimuovere alcuni articoli, inserire altri articoli, ecc..

Gli ordini raccolti nel server Artel sono successivamente scaricati dal programma presente in ditta e inseriti automaticamente nel data base centrale dell'azienda. Prima di procedere alla conferma degli ordini acquisisti da Internet l'operatore può controllare, apportare modifiche e infine confermare il tutto per le successive elaborazioni gestionali.

Il risparmio di tempo, ottenuto con il modulo Web di acquisizione degli ordini, è particolarmente significativo ed è importante sottolineare che con tale procedura si evitano i tipici errori di digitazione con le relative conseguenze in termini di qualità e di velocità del lavoro. Tutto il sistema opera con dati strutturati e legati in modo logico sono a questo proposito attivati dei controlli per escludere inserimenti anomali o non autorizzati.

Queste e molte altre sono le funzionalità di Arca Evolution. Vuoi saperne di più? Contattaci per una demo!